Årsmøte i Kvam Grendehus SA

av

I kveld klokken 1930 er det årsmøte for Kvam Grendehus. Det har vært et godt driftsår. Regnskapet viser for første gang på mange år overskudd. Andre saker er vedtektsendring, husleieavtale med barnehagen…

Saklista ser slik ut:

  • Årsmelding
  • Regnskap 2019
  • Forslag til vedtektsendring – § 12 Sammenslåing av revisjon og kontrollkomite
  • Husleieavtalen til Barnehagen – Anmodning om tillegg eller endring av avtale
  • Utleiepriser
  • Vedlikeholdsplan og investeringsplan
  • Budsjett 2020
  • Valg

 

Årsmeldingen følger under

Kvam Grendehus SA – Årsmelding 2019

Styret i Kvam Grendehus har hatt følgende sammensetning i 2019:

Leder:                                  Per Arne Aasen

Nestleder:                          Hallgeir Fjerdingøy

Styremedlem:                  Øystein Guin

Styremedlem:                  Solgunn Moen

Styremedlem:                  Hanne Borgan

Møtende:                           Magni Meldal

Varamedlem:                    Linn Therese Fjerdingøy

Varamedlem:                    Ola Vesterdal

 

Grendehusmann Kjell Svarte har deltatt på møter og bidratt i viktige saker.

Ansatte:
Regnskapsfører:              Einar Aal
Vaktmestere:                    Kjell Svarte/Vigdis Noem
Renholder:                         Anna Markowska

Arbeidsform i styret

Styret har hatt som mål å ha månedlige styremøter. Det er skrevet referater fra 8 møter hvor det framgår hva som er vedtatt og hvem som har hatt ansvar for å følge opp. Styret har i tillegg hatt mer uformelle møter i forbindelse med forberedelser og gjennomføring av aktiviteter i regi av styret.

Styret har i mange sammenhenger aktivt brukt en digital meldingsgruppe (Messenger) for utveksling av informasjon og avklaring av detaljer.

Økonomi

For første gang på mange år avlegger styret et regnskap med et driftsoverskudd på kr. 13. 242,- Dette er en resultatforbedring på kr. 36.155,- fra 2018. Resultat etter finansinntekter ble kr. 19.634,- . Vi hadde håpa på et enda bedre resultat, men det kom på noen utgifter på slutten som vi valgte å ta med i årets regnskap. Dette gjør at vi har full økonomisk kontroll ved utgangen av året.

Ved utgangen av 2019 har Grendehuset kroner 525.857,- i egenkapital. Eiendomsverdi er ikke ført i balansen.

Det ikke gjennomført større vedlikehold. Videokanonen i storsalen slutta å virke. Vi fikk tak i ny uten kostnader for Grendehuset.

På siste årsmøtet hadde styret en plan for Inntektsgivende aktiviteter. Alle aktiviteter i regi av Grendehuset i 2019 gått med overskudd (se aktiviteter i regi av Grendehuset).

Kvam barnehage er en sentral leietaker. Styret i barnehagen har også i 2019 orientert oss om en krevende driftssituasjon, som bl.a. skyldes økte krav til bemanning samt at det er færre «små» barn i barnehagen. Grendehuset har garantert for lån inntil kr. 4.000.000, -.

Kulturskolen har også i år leid «liss-salen» til undervisning av aspiranter i skolekorpset. Musikklaget Liv og Kor som É har hatt øvingene sine i huset.

Einar Aal har vært trofast regnskapsfører for Grendehuset i mange år. Han varsla før jul at han ønska avløsning. Det kom ikke som noen overraskelse, men å finne en like god erstatter er ikke så lett.  Vi har hatt samtaler med Kjell Vassmo og han vil overta jobben som regnskapsfører i 2020.

Barnehagen

 

Vi har også i 2019 hatt et godt samarbeide med Kvam barnehage.

På årsmøte for 2019 fikk styret i oppdrag og avklare situasjonen omkring hva som ligger i indre vedlikehold og hvilke kostnader som ligger på utleier og leietaker. I 2018 laga vi et midlertidig tillegg til husleieavtalen som skulle gjelde til dette var avklart.

Vi har hatt flere møter med barnehagen og styret har valgt å rådføre oss med fagkompetanse slik at vi ivaretar huset sine interesser og samtidig sikre at styret ikke stiller urimelig krav ovenfor barnehagen.

Husleieloven sier at utleier har ansvar for alt indre vedlikehold hvis ikke annet er avtalt. I gjeldende husleieavtale mellom Grendehuset og Barnehagen datert 15. november 2015 står det i punkt 6 at leietaker er ansvarlig for indre vedlikehold. I praksis vil det si at vedlikeholdsutgifter som Grendehuset fra før ikke har hatt ansvar for, må dekkes av barnehagen. Styret vil derfor ikke tilrå å forlenge tilleggsavtalen som ble inngått i 2018.

I forbindelse med denne avtalen ble det laga en oversikt som tabellarisk framstilte hvem som hadde ansvar for hvilke vedlikeholdstiltak. Denne synes vi er informativt og det er lurt å ha det som tillegg til husleieavtalen. Denne må gjennomgås på nytt sammen med barnehagen før den blir endelig.

Styret i Barnehagen er informert om dette.

Aktiviteter i regi av Grendehuset

Styret har på eget initiativ gjennomført 2 Artigkvelder, en Pubquizz og en Gammeldans. Nytt av året var Påskelotteri. En kjempesuksess. I tillegg har det vært Påskemøte, 17. maiarrangement og juletrefest. Holmenkollen Biathlon leide grendehuset ei helg i høst og styret sto for en del av den administrative forpleiningen. Dette ga penger i kassa og vi tror dette kan være noe å satse mer på i årene framover.

Den store innsatsen som styrets har lagt ned i 2019 er noe vi mener ikke kan forventes av styret framover. Da blir lista lagt for høyt. Samtidig er det moro når det blir lagt merke til, og spesielt når vi får tilbakemelding fra folk utenom bygda. Holmenkollen Biathlon var over seg i forhold til hvordan de opplevde å bli tatt imot og behandla mens de bodde på Grendehuset. Faktisk så imponert at de i ettertid skrev innlegg i Trønder-Avisa. Det vi likte best var:

  • «Vi har aldri blitt tatt imot så godt noe sted. Dette gjorde hele helgen for oss»
  • «Den gjestfriheten og dugnadsånden vi ble møtt med på Kvam var enestående og et bilde på hva frivilligheten i Norge står for»

Det er så lett for oss i bygda å ta Grendehuset for gitt. Det står jo der. Men alle som har hatt verv i Grendehuset vet at slik er det ikke. Derfor var dette ett skikkelig klapp på skuldra.

Nye regler omkring skjenking og arrangementer i Grendehus/forsamlingshus

Kommunen hadde sammen med politiet et informasjonsmøte om at det vil komme nye vedtekter for arrangementer hvor det serveres alkohol. Reglene skulle tre i kraft ved årsskiftet 2019/2020. Det ble utsatt. Det er en innskjerping i forhold til nedre aldersgrense for deltagelse ved rene festarrangement. Dersom det er kulturarrangement er ikke reglene like strenge. I praksis får dette lite konsekvenser for arrangementene i Grendehuset.

Samtidig var informasjonsmøtet en påminning i forhold til Grendehuset sitt ansvar ved utleie til alle typer arrangementer hvor det serveres alkohol. Dette er viktig å informere våre leietakere om regler for skjenking og vakthold.

Bygningsmessig vedlikehold

Jfr. punket om økonomi har det kun blitt gjennomført helt nødvendig vedlikehold. Varme-/ventilasjonsanlegget slutta delvis å fungere tidlig på høsten. Det er gjort midlertidige tiltak, men større tiltak må iverksettes for at dette skal bli bra.

I tidligere investeringsplaner har flere tiltak blitt lista opp med grove anslag på når vedlikehold bør iverksettes. Styret ser at enkelte ting ikke kan utsettes i så mange flere år. Behovet for oppgradering av ventilasjonsanlegget bør settes inn i en større investeringsplan. Denne må lages i 2020.

Tilsyn

Kjell og Vigdis har hatt oppfølging av huset i 2019.  Første året med godkjent i stil. Godt samarbeid med styret. Ser fram til videre samarbeid.

Å ha et godt tilsyn med Huset grunnleggende viktig i forhold til vedlikehold og for at det skal framstå som attraktiv. Dette fikk vi bekrefta gjennom utleien vi hadde til Holmenkollen Biathlon.

Anna Markowska har også i 2019 hatt ansvar for renholdet.

Ett godt arbeidsår

Jeg vil takke alle tillitsvalgte, regnskapsfører, vaktmestre og renholder for ett godt arbeidsår i 2019.

 

Haug, 19/2-2019

 

Per Arne Aasen
Leder